一汽丰田：费用预算控制，提升企业内控管理
一汽丰田网上报销解决方案
【方案概述】
本方案由一汽丰田汽车销售有限公司和深圳市安财软件有限公司共同推出，方案经由安
财网上报销系统完成一汽丰田汽车销售有限公司网上报销系统功能。方案的制定、研讨、实
施和上线运行历时6 个月。
【公司简介】
一汽丰田汽车销售有限公司(英文名称：FAW Toyota Motor Sales Co., Ltd.简称一汽丰田
销售) 是由中国第一汽车集团和丰田汽车集团合资组建的一家大型汽车销售公司、。公司于
2003 年9 月成立，其总部设在北京，同时在天津、长春、上海、广州和成都设有分公司，
共有三百多家经销店。
【商业挑战】
作为负责丰田、达路品牌国产车的销售、售后服务和市场管理的公司，随着公司业务的
拓展、规模的不断扩大，公司的开支，往来款项就会不断增大，就需要引入预算来对成本进
行控制，同时对金额较大的费用引入决裁书管理（决裁书是指对金额较大费用的事前申请报
告，需经部门负责人审核通过，方可使用），但是传统的手工报销方式是人为的预算控制方
式，存在很大的不确定因素，已经跟不上企业的运转速度，不适应现在企业对费用管理控制
的要求，具体分别表现以下几个业务角色中。
员工
填写不规范：由于每位员工对财务制度理解的程度不同，填写的报销单据就存在部
分不规范性，费用类型填写不准确规范，甚至规定需要决裁书的，但是却没有提供相关
决裁书报告，这样对财务审核单据增加了审批的难度。
报销时效性不高：由于全国各地都有经销店，员工需要经常来往于各经销店，发生
的差旅费用比较多，在传统的手工报销方式，往往不能及时报销，势必造成报销单据的
积压和报销的不及时性。
领导
费用实时监控性不强：作为部门领导，当需要了解本部门某项费用预算使用情况时，
必须要部门预算担当进行手工统计，这样往往需要1-2 天的时间去统计，无法做到适时
掌控该部门的费用预算使用情况。
审批时效性不高：传统的手工报销方式，需要员工拿着报销单和原始发票送到审批
领导那审批，由于员工和领导经常因出差而无法同时在公司，造成了领导无法及时的审
批员工报销的费用。同时由于员工的经常打扰，也会影响到领导的正常工作安排。
财务人员
审核工作繁重：财务人员每天要面对员工提交各式各样的单据，由于员工填写时，
多半无法达到财务要求的规范性，造成财务人员审核时，需要仔细核对，甚至需要与经
办人沟通才能准确的审核单据，势必降低了审核效率。同时，还需要手工记入相应的预
算中，以核对该笔报销费用是否超预算，耗费了大量的时间。
大量重复制单：随着公司规模的扩大，凭证量会逐月增加，而凭证量主要来源于日
常差旅及杂费的报销，财务人员需要每月花费大量的时间去重复的做着录入凭证的工
作，无法将工作重心转移到对费用的预算及控制这一更为重要的工作上来。
报销制度规范性不强：由于传统的手工报销，对费用标准的控制，在人为的审批流程过
程中，由于种种原因造成无法很好的贯彻公司财务制度的规范性，势必增加财务人员工
作量。
丢单现象多：传统的手工报销，一旦发生单据丢失，就无法知道这张单据现在在哪，
经常会因为一张单据，把整个部门都动员起来，影响了正常的工作安排。
多币种报销：由于公司性质，海外出差比较多，并随之产生的多币种的费用借款、
报销与冲账比较频繁，对财务的审核、审批和记账带来很多工作量。
【解决方案】
针对传统报销已经不能很好的适应公司规模的扩张，安财网上报销系统通过以下功能模
块有针对性的解决传统报销所带来的不便，并且提供了更为优化的费用预算控制解决方案。
预算控制方式灵活：可以根据不同费用进行部门、项目、人员分别控制，预算按照月度
录入，年度控制。
全面的预算控制点：在员工提交某笔费用的报销单时，当金额大于一定程度时，就必须
要关联该费用的相关决裁书，否则不予报销。如果该费用超出预算，不允许报销该费用，就
需要通过特殊的方式，走预算外的流程。同时，员工提交每一笔预算费用时，都会提醒该员
工和相关审批人该费用的预算使用情况，让每一个经手人都能直观的掌握到费用预算情况。
实时的预算分析：相关部门预算担当无需再花去两三天来统计部门预算情况，只需要在
系统中就可以查询到本部门的预算数、发生数和预算残，并可以将预算分析表导出，从而可
以很方便、快捷而又清晰的了解本部门整体预算使用情况，也为相关统计报表提供了全面数
据。
管理流程再造：管理流程再造是二十一世纪企业管理方式中最有效的十六种管理方式之
一，它的产生被称之为管理的第三次革命，通过对企业原有的管理流程不断的理顺、改造、
更新可以极大地提高企业的运营效率和经济效益。原来手工报销时，因为人为的养成一种习
惯，原本繁琐的流程没有人也没有机会去改善。网上报销系统的应用，也正好给了公司一个
机会，从新梳理公司以前报销流程和报销制度，根据公司的现状及未来的发展方向，重新制
定出更为优化的管理审批流程和报销制度。
条形码的应用：由于财务人员在报销系统中审核单据时，需要核对原始发票，为了更方
便财务人员审核单据，引入条形码功能，在每张报销单上打印出条形码，财务人员只要扫描
报销单上的这个条形码，就会在报销系统中自动找到该待审批的单据，从而加快了审批速度。
与公司各大管理软件集成：实现与报销有关的各管理软件的集成，通过和OA 系统集成，
实现员工单点登陆；通过和财务软件集成，实现凭证的批量导入，无须财务人员重复录入凭
证；通过和银行管理系统集成，实现付款数据的批量支付，无须财务人员手工统计；通过与
决裁书管理系统集成，实现决裁书的实时同步，员工在报销时，就可以关联到自己使用的相
关决裁。
多语言多币种：中英文系统，满足公司中日方人员各自的使用习惯，并且通过多币种核
算，实现RMB、USD 和JPY 间的报销以及冲账核算。
【企业收益】
通过将传统的手工报销转化为网络报销，更好的增强了公司对费用使用的控制，也给公
司带来了实际的收益。
员工：可以实时查询自己提交的报销单以及本人及本部门的费用预算情况，，并可以及
时了解财务的付款情况，提高了报销的透明度。
领导：可以根据自己的工作时间分配何时审批报销单据，不会再有因员工的打扰而干扰
了自己原有的工作时间安排。同时，又可以实时了解部门费用预算的使用情况，根据各月份
费用预算的使用情况，可以对比分析出本部门的开支及工作效率情况。
财务：可以通过系统进一步提交工作效率，进一步将财务人员从重复繁琐的录入凭证中
解放出来，把工作重心放到成本控制、费用的预算制定与控制上来。更好的发挥财务在公司
中功效。
整个公司：通过报销系统，进一步将费用预算的控制落实到每个点上，增强了对公司费
用的内控，使原有传统报销方式中的预算控制在网上报销系统中发挥出更大的作用。同时，
网上报销系统也衔接了公司各管理软件，充分的让这些管理软件融合在一起，发挥功效，使
公司的信息化管理提升到一个新的平台。
【公司展望】
目前，网上报销系统已经完成一期工程，其带来的收益是显而易见的。安财软件将和一
汽丰田一起依托网上报销系统平台，将更多的内控与统计展现在该平台上，更好的为公司的
壮大护航！
