金地集团：财务管理网络化,把握市场先机

财务管理网络化,把握市场先机
                        ——金地集团网上报销系统成功案例
     
    金地集团初创于1988年，1993年开始正式经营房地产。2001年4月，金地（集团）股份有限公司在上海证券交易所正式挂牌上市。如今，金地集团已经建立以上海、深圳、北京为中心的华东、华南、华北的区域扩张战略格局，并已成功进入武汉市场。历经十年探索和实践，现已发展成为一个以房地产开发为主营业务的上市公司，同时也是中国建设系统企业信誉AAA单位、房地产开发企业国家一级资质单位。截至2004年6月，集团已拥有多家控股子公司，总资产53.6亿元，净资产15.0亿元，形成了以房地产为主营业务，物业服务、地产中介同步发展的综合产业结构。2003年7月，荣获"中证•亚商中国最具发展潜力上市公司50强"第39名，2004年6月，荣获"2004年中国500最具价值品牌"称号。

　　如此规模的金地集团架构，呼吁e时代财务报销方案

　　多年来，公司一直采用传统的财务报销方式，公司与银行的财务交割，公司与其员工的财务报销，分公司与下属子公司的财务申请与转帐，都是通过书面单据和手工签字来完成的。这种传统的办法使财务管理受到时间和空间双方面局限。

　　试想一个简单的传统报销过程：
　　首先，员工要奔波于领导所在各个办公室，如果一位领导不在，就不能签字，接下来的一切进度也要随之暂缓。规模大、职位等级制度健全，领导不可能实时在办公室等待签单，员工也不可能实时在办公室等候领导回来。一个领导不在，签单速度受到影响，员工至少要离开工作岗位，往返领导办公室多次，这种情况在一个报销单的传签过程中经常遇到。
　　接着，待所有上层领导审批结束，报销单终于落到审核会计，接下来又是一个层层向上级请示签字的漫长过程。
　　最后：签字栏终于填满，又要陷入等待月终结算付帐的过程中。

　　由上述描述结合金地的现状可以发现金地目前采用的传统财务管理存在以下弊病：
　　1. 员工报销时间长。手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报帐，大量占用有效工作时间。
　　2. 单据签批占用领导大量时间。金地集团公司各部门分工明确，职别制度健全，传签经手人多，领导的工作安排常常被审批签字而打乱。
　　3. 财务工作量巨大。员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记帐凭证，输入会计信息系统。
　　4. 资金支付滞后，对帐困难。在传统的银行支付手段下，资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付带来了大量的银行对帐工作，财务人员工作负荷大，且出错率高。
　　5. 分公司对各自下属子公司资金管理不完善。深圳分公司对其东莞下属子公司的资金管理既独立又统一，传统财务管理模式使下属子公司向分公司的财务申请不及时，分公司对其下属子公司资金流向与流量的实时监控，集中管理受制约，这种财务管理办法很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。

　　在这种传统财务报销模式下，员工抱怨报销兑现慢，财务部门不满工作重复繁重，领导难以忍受为审批普通报销单而影响正常工作……
　　金地集团规模逐渐壮大，金地品牌不断攀升，财务信息会随即日趋繁杂，财务部门的工作量也会越来越大，工作内容也越来越繁冗重复。这种情况下，成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题更将日益暴露，一切与财务相关的工作效率都不同程度地逐渐步入瓶颈。
　　面对市场的激烈竞争，针对公司原有报销制度中的种种缺陷和不足，金地集团决定建设统一的网上财务报销系统，以实现财务信息化、财务业务一体化，事务管理网络化，把e时代的自动化办公系统，网上报销手段，领进飞速发展着的金地大家庭，使信息收发快速便捷，减少实物传递，财务审批不受时间空间限制，提高办公效率，提高企业凝聚力。

　　安财网上报销系统契合金地集团要求。该系统是基于Internet的财务报销流程，在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导则可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记帐凭证，并可通过网上银行进行付款。系统中的应用软件由深圳安财软件股份有限公司开发的AC-EXPENSE1.0网上报销系统软件，采用三层体系结构，支持各种主流平台和大型数据库系统，可以完全基于浏览器实现移动办公和远程实时操作。软件具有完全的开放性和可扩充性，具备完善的外部数据接口。
　　网上报销系统中运行保存的财务数据是机密信息，因此即要防止来自外部（也包括企业内部）的非法入侵，又必须对信息资源加以访问控制。安财网上报销系统软件通过以下途径为您抵制各种安全隐患：
　　——身份认证：每个使用者必须拥有唯一的可靠的身份认证标识，安全系统能够对每个访问者的身份进行有效识别，使用者也要对服务系统进行认证，也就是使用者--系统之间的双向身份认证。
　　——访问控制：对不同的信息资源和用户设定不同的权限，系统根据每个访问者的身份确定他的访问权限，保证只允许授权的用户访问授权的资源。对于Web资源中的目录和文件进行细粒度的权限划分，确保每个使用者只能访问授权的Web资源。
　　——数据保密：信息的传输过程加密，保证通信内容不被他人捕获，不会泄露敏感信息。
　　——数据完整性：对关键的数据信息，防止信息被非法入侵者篡改。
　　——防止否认：防止信息发出者对自己发出的信息进行抵赖，提供数字化的操作信息凭证。
　　金地网上报销系统实施完全立足于金地集团以及北京，深圳，上海，武汉各分公司的实际需要。由于各个分公司在财务上同金地集团是相互屏蔽的，所以设立五个核算体系，保持他们之间的相互独立性，同时也起到简化费用类型的作用。处理深圳分公司下属东莞子公司时，虽然在财务上也存在一定独立性，但不是完全独立，所以从节约成本的角度只为深圳分公司设立了一个核算体系，通过会签与区分费用类型两种手段实现东莞与深圳之间财务的隔离与统一关系。
　　日前，金地网上报销系统配置已经完成，通过一段试用过渡阶段，现已证明这一财务管理自动化的举措是高效的，节省成本的，有益于企业全面发展的，迎合e时代办公新理念的。
　　源于原有报销类型，安财设计了一般费用报销单，差旅费报销单，借款单，领款单，工程付款单五个报销单模板，并且设定好自动计算，只要通过简单Excel格式的电子单据进行网上传输，各部门领导不受时间地点限制，随时进行电子签名，员工实时查询报销单审批进度，报销传签结束，出纳确认后，员工就可以直接从银行自动取款机上拿到报销款，继而会计人员看到确认付款单据，报销凭证自动生成。