【企业简介】
7天连锁酒店集团（7DaysInn Group）2005年创建，目前已建立了覆盖全国的经济型连锁酒店网络,作为中国连锁酒店行业的领导品牌，秉承让客人“天天睡好觉”的愿景，集团自成立以来，一直从关注客户的核心需求出发，在产品及服务流程的设计上不断整合创新，致力于向客人提供环保、健康、便捷的专业酒店服务；致力于向超过150万“7天会”会员提供更具人性化的优质会员服务。拥有分店近200家，创造行业快速发展的佳话。预计到2010年底，集团将拥有连锁分店超过1000家。 凭借快速的发展势头及优异的盈利能力，7天连锁酒店集团于2006年11月获得美国华平投资集团（Warburg Pincus）注资。2007年9月再获得美国华平、德意志银行、美林集团9500万美元融资。【项目选型】
随着7天酒店业务快速发展，财务部门工作量加大，人工审批单据、付款、做账远远跟不上企业业务的发展。财务部门意识到急需一种提高工作效率的方法，深入分析自身实际需求，先后考察了几家财务报销管理软件。 7天酒店财务部负责人说，费用报销在财务部门所占的工作量比重大，实现信息化管理很必要。在项目选型时不能只看软件的价格，更要看软件整体的性价比。通过了解，在同行业中安财软件有限公司成功实施的项目多，并且多为大型企业(中兴、万科等)，产品成熟，口碑好，最终决定选择安财网上报销系统。
【系统简介】
深圳市安财软件有限公司是最早开发财务网上报销系统的公司，拥有一套成熟的产品和优势的市场地位。是一套基于Internet/intranet，采用B/S 结构的应用软件。
【需求分析】
针对7天假日酒店的业务特征，安财软件的实施人员与7天酒店财务部门领导及员工进行了探讨，深入分析了目前财务人员面临的工作烦恼。
1.报销周期长
由于业务发展迅速，员工报销的单据量加大，原始的报销模式，员工到处找领导签字，严重影响了报销进度，给财务人员也带来了压力，员工经常电话询问费用报销进展情况，财务人员的正常工作常常被电话打断。
2.合同类费用管理不规范
同样由于业务发展迅速，分店增长速度快, 新增店面的费用支出，除了正常的日常差旅、借款等费用的报销外，合同类费用的报销比重很大，如工程类的款项(进度款\结算款\质保金)、资产采购、运营物资采购、广告合同等费用占了80%，合同费用的管理成了财务部一件头疼的事情。
3.分店多,费用控制困难
目前拥有200多家分店，总店对分店的费用控制很重要，财务人员手工处理工作量大；并且与供应商之间的费用报销很繁琐，管理欠规范。
4.帐务科目复杂
核算项目类别多，帐务科目变化复杂，根据合同款项进度不同，帐务科目的借方、贷方要不断变化，还要判断多借、多贷所取的科目情况。
5.审批流程繁多
费用类型多，各类费用要区分预算内、预算外，付款计划内、付款计划外等，业务审批流程复杂。
6.多审核\记帐会计
分店多，审核会计、记帐会计的人数增多，多个审核会计和记帐会计控制不同分店的业务费用。
7．多个财务经理
财务审批的时候按照费用类和合同类，两个财务经理审批的权限不同。
【解决方案】
对于财务部门面临的工作压力，安财网上报销系统为其制定了富有针对性的解决方案。
1.网络办公,实时查询
安财网上报销系统实现了网络化办公，员工只需提交电子单据，审批领导即可在网络上进行审批。实时的显示报销流程，方便员工查看报销进度，不需询问财务人员，同时员工以往的借款信息也可以进行查看和冲销。
2. 规范合同管理
安财网上报销系统灵活的报销模版界面设计，与实际签署的合同信息相同，方便领导审批查看，以及后期的归档工作，纸张合同在保管中容易破损或丢失，使用了安财网上报销系统，做到了电子版和纸张版同步，实现了合同类费用的信息化管理。
3.费用申请电子流
安财网上报销系统的费用申请系统，提供了合同类费用电子版的申请审批流程，员工不必拿着纸张合同到处找领导签字，只要在报销申请系统里提交电子单据，即可等待领导的审批，审批结束，就可签署纸张合同，同时合同的费用报销也通过电子流实现，大大加快了报销进度。
4.自动生成会计科目
根据费用类型不同，会计科目和帐务的借方、贷方、核算项目也随之变化，根据变化规则，系统可以自动判断会计科目、借方、贷方等信息，无需财务人员手工录入，减少财务人员的工作量，提高了工作效率。
5.简化报销步骤
针对复杂的审批流程，安财网上报销系统也做到了系统自动判断流程走向，不需员工自己判断，员工只要选择报销的单据类型即可实现本费用类型的报销流程，简化了员工费用报销的操作。
6. 明确的分管职责
安财网上报销系统实现了多审核会计、多记帐会计的管理，做到了按部门、单据、项目、人员等区分控制。同时针对7天酒店2个财务经理的分管职责也按单据的属性(合同类费用、日常费用)区分开，不是本人负责审批的单据，不会出现在本人待审批的单据信息中。
7.网银\帐务接口
安财网上报销系统的网银和帐务系统管理，实现了网银和帐务的接口，可以针对不同的网络银行(如:中国银行、工商银行、农业银行、建设银行等)不同的付款方式进行付款，针对不同的帐务系统(如用友、金蝶、新大中、SAP等)，进行帐务处理，大大减轻了出纳和记帐会计的工作量。
8.供应商规范化管理
供应商管理模块实现对供应商基本信息的管理，将供应商名称、银行帐号等信息维护到系统中，当报销有关供应商的费用时，报销人可以在用户名处选择供应商名称，提交报销单据，系统在付款操作时,会自动将收款帐号取供应商的银行帐号,不需报销人每次报销的时候手工输入供应商相关信息，为采购部门的工作带来了极大方便。
【实施效果】
连锁型酒店行业是个快速增长的行业，由于业务的扩大常常要进行对旧房改造以增加店面，已有的店面需要规范的酒店配套设施，这样产生了大量的新店筹建的工程类费用、店面的资产采购类费用，安财网上报销系统个性化的填单界面满足了客户不同费用报销的内容需求。
1.实时修改,满足业务变化
同时连锁型酒店项目分散，项目变化快，人员调动频繁，安财网上报销系统维护更改简单，能够根据实际情况实时进行修改，有很大的灵活性。
2.便捷的薪资福利查询
以往企业薪资福利的发放是通过工资条的形式反映员工的工资明细，这不仅仅增加财务人员的工作量，而且容易出错，安财网上报销系统可以实时地让每一个员工都能方便地查询到个人的工资信息。
3.领导及时审批
企业领导经常出差，必然带来审批不及时，领导通过安财网上报销系统可以随时随地地审批单据，大大提高了办事效率。
4. 网银互连
网银互连，将报销的钱直接打入银行卡上规避现金风险，给员工带来了很大的便利。
通过提高管理水平来降低成本已经成为经济型连锁酒店行业发展的一个必然趋势，而提高管理水平离不开提高企业的信息化程度，特别是企业财务的信息化程度，由于连锁型酒店行业涉及的面比较广，费用报销成为控制财务支出的关键所在。
